【大分享103】企业票据全流程电子化管理解决方案

企业票据全流程电子化管理解决方案通过构建平台化电子凭证SaaS产品，实现票据电子化、报销无纸化、管理智能化、监管一体化，覆盖票据接收、报销、入账、归档全流程，解决电子凭证管理标准不统一、应用服务体系不完善、专业人才缺乏等问题，推动企业会计数字化转型。

一、相关背景

• 政策推动：2023年财政部等九部委联合下发《关于联合开展电子凭证会计数据标准深化试点工作的通知》（财会(2023)7 号），2024年发布《关于继续开展电子凭证会计数据标准深化试点工作的通知》(财办会〔2024〕3号)，对9类试点电子凭证的全流程标准化无纸化做了详细说明，为电子凭证推广应用提供依据。
• 技术支撑：自2021年起，电子会计档案电子化报销入账归档试点工作启动，国标GB/T 44555-2024《电子凭证 会计档案封装技术要求》于2024年8月实施，确保电子凭证真实性和完整性，便于长期保存与查阅。
• 企业需求：传统财务管理系统需升级，实现电子凭证全流程自动化、数字化处理，推动会计数字化转型。

二、存在问题

• 管理制度及标准不完善：电子凭证“证”出多门，数据标准不统一、不兼容，导致企事业单位处理电子凭证时面临“归集难、入账难、归档难”问题。
• 应用服务体系待拓展：电子凭证无纸化应用需企业推进业务系统、核算系统、影像系统、档案系统等数字化改造，系统改造难度大、技术要求高，急需一体化解决方案支撑。
• 咨询服务及专业人才缺乏：企业数字化转型需数字化厂商提供现状梳理、全面诊断、方案定制等服务，要求提供商在票据采集、报销、核算、税务、档案管理等领域具备丰富经验和专业队伍。

三、解决方案3.1 系统架构

• 平台化服务：提供平台化的电子凭证SaaS产品，构建一站式服务，实现票据电子化、报销无纸化、管理智能化、监管一体化。
• 数据安全：支持电子票据全过程可追溯、可查验、防篡改；通过加密技术确保传输、应用、共享环节数据安全，促进跨部门、跨地域、跨层级、跨系统、跨业务数据共享互联。

• 票据归集：从电子税务局、财政票据服务平台、银行互联互通平台归集业务所需票据，具备9类凭证获取、解析验签、元素补充、XBRL生成能力，提供检索、导出、下载、接口等数据服务，满足报销、影像采集、记账、认证各环节应用，实现电子化归档。

3.2 电子凭证服务—票据中心

• 统一归集：统一接收和解析会计凭证数据，控制凭证数据业务应用，实现9类电子凭证统一归集到电子凭证池，保证来源合法合规、数据准确，更新电子凭证应用状态（已签收、报销中、已报销、已入账、已归档等）。

3.3 电子凭证服务—报销

• 无纸化报销：支持操作人员自定义配置审批流，报销人员可在移动端、网页端提交报销单，关联9种电子凭证，各级审批人员可在移动端一键审批报销单及查看电子凭证，汇总至财务审批付款。

3.4 电子凭证服务—勾选认证

• 快速勾选：根据用户身份，协助实现扫描勾选、全键盘勾选、批量勾选、列表勾选等多种模式，支持按纳税所属期统计数据形成统计表，提升工作效率。

3.5 电子凭证服务—入账

• 生成记账凭证：根据报销单据信息审核，审核完成报送支付，支付完成后生成符合财政部试点要求的XBRL格式记账凭证文件，为电子会计资料归档奠定基础。

3.6 电子凭证服务—OFD服务

• 文件转化服务：支持Office系列、WPS、PDF、HTML、图片等格式文档集中转换为OFD格式；支持图片生成三层OFD文件（包含图片层、文字层和元数据层）。
• 在线预览服务：提供OFD文件跨平台无插件阅读功能，支持多种浏览器；无插件阅读模式下提供翻页、缩放、跳转、全文检索、导览等基本功能。
• 文件解析服务：从图片、OFD、PDF等中提取文字生成双层OFD或PDF文件并返回文字位置信息，支持识别语义信息。
• 隐写水印溯源服务：支持文档打印时动态添加可视水印信息；支持添加隐写水印，关联时间、MAC地址、打印机名称、用户名等信息；可通过打印件追溯泄露源头。

3.7 电子凭证服务—电子档案

• 业务集成：通过标准接口模块获取企业报销、入账产生的会计凭证资料，进行四性检测；支持扫描仪采集文件或离线上传文件，与会计凭证关联匹配。
• 档案整理：完成会计资料交接、组卷等操作，满足纸电共存和纯电子应用场景；纸电共存模式下通过档案装盒，打印卷皮、盒脊背，实现与实体档案盒关联。
• 档案保管：纸电共存模式下完成入库及出库等业务操作；档案装盒完成后实体入库，建立实体库位与电子库位关联；支持电子档案在线移交、四性检测。
• 档案利用：实现电子会计资料和档案不同层级、阶段文件级检索；支持在线借阅及审批，借阅授权及在线查看；利用过程全程留痕。
• 档案统计：对档案数据进行综合、多维度统计查询，包括室藏统计、借阅统计、到期统计、登录统计；支持自定义综合统计查询。
• 档案鉴定：档案保管期限到期后，系统自动汇总到期档案，档案管理员发起鉴定流程；鉴定为销毁的档案启动销毁审批流程，生成销毁清册及日志。
• 长期保存：支持对已存储会计档案的四性检测、定时巡检；支持档案文件下载，支持外部其他档案数据导入、导出、读取。

四、方案特点

• 统一接收：平台统一接收9种类型电子凭证，实现凭证统一管理。
• 统一归集：平台自动归集为各单位电子凭证池，实现凭证集中管理，提高数据整合和分析能力。
• 统一查验：平台具备统一解析、验签和合规性校验功能，确保电子凭证真实性、完整性和合规性。
• 统一应用：平台与预算一体化、数字财政报销和电子档案无缝集成，具备对外开放统一API接口能力。
• 安全措施：票据签收前验证，确保票据安全和可追溯性；采用安全保密技术，确保各接入单位数据物理隔离，防止数据泄露。
• 智能应用：实现报销流程数字化、智能化，自动查验查重，全程跟踪应用状态，智能关联报销单、电子回单等，提高管理效率。

五、应用案例

• 某钢铁制造企业：实现财档一体化，连通报销、入账、归档各环节。从报销系统获取报销业务单据文件及其元数据，采集ERP系统记账凭证文件及其元数据，档案系统关联匹配形成完整凭证数据包，组卷归档。采集匹配过程中自动生成XBRL文件，通过接口获取银行回单、发票XML文件等原始凭证，满足归档规范要求。

• 项目效果：项目上线后运行稳定，完成会计档案管理提质增效、促进财务管理数字化转型目标。传统资料检索至少20分钟，项目上线后1分钟内完成，归档打印纸张数量、传统档案管理人工成本、纸质档案存储管理成本等明显降低，保守估计每年节省成本过百万元。

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